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Numérisation des factures d'achat (et autres documents à conserver)

Il est aujourd'hui possible de conserver sous format numérique des factures d'achat reçues au format papier. Cela s'applique d'ailleurs à toute facture ou charge ainsi qu'à tout document à conserver légalement.

Conservation des documents

Les documents consultables par l'administration fiscale doivent être conservés pendant une durée minimale de 6 ans à compter de la date de leur établissement ou de leur réception. Les documents commerciaux ou contractuels doivent être conservés 10 ans.

Ces derniers, si reçus sur support papier, peuvent désormais être numérisés pour conservation.

Les règles à respecter

La numérisation doit garantir une reproduction à l'identique. Les couleurs et images doivent donc être respectées.

De même, la numérisation doit s’effectuer dans les mêmes conditions et garanties prévues dans le domaine du droit fiscal. Ainsi ces documents doivent être signés et horodatés avec des certificats respectant à minima les normes RGS* / eIDAS avancé.

La notion de "valeur fiscale" fait référence aux normes françaises et ne peut être appliquée qu'aux organisations françaises.

Enfin, les fichiers obtenus doivent être stockés au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3).

Les règles à respecter

À MINIMA RECOMMANDÉ
scan en couleur au format PDF scan en couleur au format PDF/A
signature du PDF avec au choix :
Cachet Signature RGS*
ID RGS*
signature du PDF avec au choix :
Cachet Signature eIDAS / RGS**
ID eIDAS / RGS**
horodatage local horodatage externe

Cas particuliers

URSSAF

Depuis le 1er Juillet 2019, il est possible de conserver sous format numérique les documents destinés à l'URSSAF pour l'établissement de l’assiette ou nécessaires au contrôle des cotisations sociales.

Suivez les recommandations décrites ci-dessus pour la numérisation de ces documents.

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