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La signature de facture

* La notion de "valeur fiscale" fait référence aux normes françaises et ne peut être appliquée qu'aux organisations françaises. Au niveau de l'Union Européenne, la directive 2006/112/CE dans son article 233 alinéa 1.a impose uniquement une signature électronique avancée.

Il existe de nombreuses solutions pour signer et/ou horodater des factures et il peut être difficile de choisir les outils adaptés à vos process et besoins. Certificat client ? Serveur ? RGS ? eIDAS ? Hébergé ?

Quelques définitions

** Notez que nous ne parlons ici que de factures de vente.

Facture papier : il s'agit de l'original à valeur fiscale le plus couramment utilisé dans les process de facturation.

Facture numérisée : il s'agit d'une version numérique de la facture papier. Une facture numérique doit être re-matérialisée (imprimée) au bout du processus de facturation, généralement par le client. Dans ce cas la facture papier reste le document ayant valeur fiscale.

Facture originale : il peut s'agir de la facture au format papier ou de la même facture numérisée dans certaines conditions. Une facture doit être un original si vous souhaitez la transmettre sous forme numérique.

Facture électronique : la facture électronique est un original ayant valeur fiscale. Elle remplace la facture au format papier. Pour être considérée comme telle, la facture doit être créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. L'intégralité du processus de facturation doit être électronique.

Distinguer envoi de facture par voie électronique et facture électronique
Pour un envoi par voie électronique il suffit que le document PDF soit original (signature eIDAS avancée ou supérieur). Ceci permet le remplacement de l'envoi papier si le destinataire l'accepte. Cependant, l'envoi électronique ne vous exonère pas d'avoir dans votre comptabilité la facture au format papier. Le destinataire devra le plus souvent re-matérialiser la facture (l'imprimer), sauf si sa propre comptabilité respecte les normes de facturation électronique (notamment il faut vérifier le certificat et la signature du PDF).

Identifier le besoin

Il est primordial d'identifier le besoin : quel est le but de la signature ? Que vont devenir les documents qu vous souhaitez signer ?

  • 1 . Vous souhaitez simplement envoyer vos factures par e-mail
    Dans ce cas vos factures n'ont pas besoin d'avoir une valeur fiscale. Elles doivent cependant être originales et devront alors être re-matérialisées par vos clients (imprimées) pour être intégrées à leur facturation.
    Pour obtenir une facture originale il faut que cette dernière soit signée par un certificat fournissant un niveau de signature avancée.

  • 2 . Vous souhaitez archiver des factures / les conserver numériquement
    Dans ce cas les factures doivent être signées et horodatées par des certificats RGS* / eIDAS fournissant un niveau de signature avancée.

    Livre des procédures fiscales Article A102 B-2 :
    https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000034311685&cidTexte=LEGITEXT000006069583&dateTexte=20170331&categorieLien=id&oldAction=rechCodeArticle&nbResultRech=1

  • 3 . Vous souhaitez émettre des factures électroniques ayant une valeur fiscale
    Dans ce cas, ces dernières devront être signées et horodatées par des certificats RGS** / eIDAS fournissant un niveau de signature qualifiée. Ces factures n'auront pas besoin d'être re-matérialisées (imprimées) pour être transmises à l'administration fiscale par exemple.

    Décret pour transposer les dispositions relatives aux règles de facturation par voie électronique de la directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010 : "Le présent décret renforce toutefois les caractéristiques de la signature électronique, qui doit désormais être fondée sur un certificat électronique qualifié et être créée par un dispositif sécurisé de création de signature électronique"
    https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000027356611&categorieLien=id

Pour faire simple

Voici un petit guide de la signature électronique de facture :

Signature RGS** / eIDAS qualifiée

Un PDF signé et horodaté obtient une reconnaissance fiscale.
Permet l'émission de factures électroniques.

Certigna Cachet Signature RGS**fiche produit en savoir plus Certigna Cachet Horodatage RGS**fiche produit en savoir plus

Signature RGS*

Un PDF signé et horodaté obtient une reconnaissance légale.
Permet la conservation numérisée des factures papier émises ou reçues.

Certigna Cachet Signature RGS*fiche produit acheter Certigna Cachet Horodatage RGS*fiche produit acheter

Signature eIDAS avancée

Un PDF signé devient un document orginial.

TBS X509 Sign & Loginfiche produit acheter

PDF non signé

Un PDF non signé est une simple copie.
Le document n'est pas un original.

Retour d'expérience sur la facturation électronique

Il y a quelques mois nous avons dématérialisé notre comptabilité client. Découvrez pourquoi et comment une TPE est passé à la facturation électronique via notre case study.

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