Signature / tamponnage de factures par lot
Vous souhaitez vous lancer dans la dématérialisation de votre comptabilité client mais vous avez un faible volume de factures ?
Dans ce cas, la signature/tamponnage et l'horodatage automatiques de vos documents (via l'utilisation de cachets) n'est pas la meilleure solution, ni la plus économique.
Rappel : pour obtenir une facture à valeur fiscale, cette dernière doit être signée/tamponnée et horodatée avec des certificats eIDAS qualifié / RGS**.
Pour les petits volumes il est alors possible de signer ses factures avec un certificat ID RGS** (certificat client livré sur token cryptographique).
Le bémol : Ce type de produit ne vous permet que de faire de la signature manuelle et unitaire. Plus le volume de factures est élevé plus le temps imparti à la signature est important.
La solution ? La signature/tamponnage par lot
La signature par lot consiste à signer/tamponner l'ensemble des documents contenus dans un répertoire spécifique.
Il est alors envisageable de lancer la signature/tamponnage de toutes les factures émises à la fin de chaque journée en une seule manipulation.
Note : Ce type de procédure nécessite l'utilisation d'un logiciel de signature spécifique (et souvent payant) tel PDF Signer (compatible Windows). Il faudra aussi vous munir d'un certificat ID RGS** ainsi que d'un lot de jetons d'horodatage.
Configuration du certificat pour la signature
- Connectez votre token à votre poste. Une fois fait il doit apparaître dans la magasin de certificat de Windows
- Ouvrez PDF signer
- Allez dans le menu "Certificats électroniques" (Digital Certificates). Cochez "magasin de certificat Windows" (Windows Certificate Store) puis sélectionnez votre certificat.
- On vous proposera également de stocker dans le logiciel le PIN de votre token (Smart Card PIN), cependant nous ne le recommandons pas pour des raisons de sécurité.
- Cliquez sur OK
- Vous pouvez, si vous le souhaitez, configurer l'apparence (emplacement, typo, taille...) de votre signature via le menu "Options de la signature électronique" (Digital Signature Options).
Configuration du serveur d'horodatage
- Allez dans le menu "Horodatage" (Time Stamping)
- Entrez l'URL du serveur d'horodatage
- Cochez la case "Le serveur d'horodatage nécessite une authentification" (Time Stamp server requires authentication)
- Entrez votre identifiant et votre mot de passe
- Cliquez sur OK
Le lot
- Sur la page d'accueil du logiciel sélectionnez "Signer électroniquement : Un dossier avec des documents PDF" (Digitally sign: A folder with PDF documents)
- Sélectionnez le dossier où se trouvent vos documents à signer (Source)
- Choisissez un dossier de destination pour vos PDF signés (Destination)
- Cochez les cases "Signature visible" (Visible signature box) et "horodatage" (Time stamp document)
- Et enfin cliquez sur le bouton "Appliquer la signature électronique" (Apply Digital Signature) pour lancer la signature des PDF de votre dossier