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La signature de factures par lot

Vous souhaitez vous lancer dans la dématérialisation de votre comptabilité client mais vous avez un faible volume de factures ?

Dans ce cas, la signature et l'horodatage automatiques de vos documents (via l'utilisation de cachets) n'est pas la meilleure solution, ni la plus économique.

Rappel : pour obtenir une facture à valeur fiscale, cette dernière doit être signée et horodatée avec des certificats eIDAS qualifié / RGS**.

Pour les petits volumes il est alors possible de signer ses factures avec un certificat ID RGS** (certificat client livré sur token cryptographique).

Le bémol : Ce type de produit ne vous permet que de faire de la signature manuelle et unitaire. Plus le volume de factures est élevé plus le temps imparti à la signature est important.

La solution ? La signature par lot

La signature par lot consiste à signer l'ensemble des documents contenus dans un répertoire spécifique.

Il est alors envisageable de lancer la signature de toutes les factures émises à la fin de chaque journée en une seule manipulation.

Note : Ce type de procédure nécessite l'utilisation d'un logiciel de signature spécifique (et souvent payant) tel PDF Signer (compatible Windows). Il faudra aussi vous munir d'un certificat ID RGS** ainsi que d'un lot de jetons d'horodatage.

Configuration du certificat pour la signature

  • Connectez votre token à votre poste. Une fois fait il doit apparaître dans la magasin de certificat de Windows
  • Ouvrez PDF signer
  • Allez dans le menu "Certificats électroniques" (Digital Certificates). Cochez "magasin de certificat Windows" (Windows Certificate Store) puis sélectionnez votre certificat.
  • On vous proposera également de stocker dans le logiciel le PIN de votre token (Smart Card PIN), cependant nous ne le recommandons pas pour des raisons de sécurité.
  • Cliquez sur OK
  • Vous pouvez, si vous le souhaitez, configurer l'apparence (emplacement, typo, taille...) de votre signature via le menu "Options de la signature électronique" (Digital Signature Options).

Configuration du serveur d'horodatage

  • Allez dans le menu "Horodatage" (Time Stamping)
  • Entrez l'URL du serveur d'horodatage
  • Cochez la case "Le serveur d'horodatage nécessite une authentification" (Time Stamp server requires authentication)
  • Entrez votre identifiant et votre mot de passe
  • Cliquez sur OK

Le lot

  • Sur la page d'accueil du logiciel sélectionnez "Signer électroniquement : Un dossier avec des documents PDF" (Digitally sign: A folder with PDF documents)
  • Sélectionnez le dossier où se trouvent vos documents à signer (Source)
  • Choisissez un dossier de destination pour vos PDF signés (Destination)
  • Cochez les cases "Signature visible" (Visible signature box) et "horodatage" (Time stamp document)
  • Et enfin cliquez sur le bouton "Appliquer la signature électronique" (Apply Digital Signature) pour lancer la signature des PDF de votre dossier

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