Le mode approbation sur les comptes clients
Le mode approbation, comme son nom l'indique, permet de mettre en attente toute demande passée sur un compte jusqu'à sa validation par l'un des approbateurs désignés.
Dans quel but ?
Il est parfois difficile, pour les comptes avec de nombreux utilisateurs, de faire un suivi des commandes déposées. Le mode approbation permet d'éviter les doublons, de s'assurer (pour les approbateurs) que les commandes passées sont pertinentes et de gérer au mieux votre parc de certificat.
Comment activer le mode approbation ?
Seul le Super Utilisateur peut passer le compte en mode approbation. Cela se passe dans la rubrique "Administration" > "Préférences" de l'espace client. Depuis cette page, dans l'encart "Mode approbation", il faut cliquer sur la case "Mode approbation" puis sur le bouton "Enregistrer" en bas de page.
Il est également possible de désactiver le mode approbation au même endroit. Attention : le mode approbation ne peut être désactivé que si aucune demande n'est en attente d'approbation.
Comment désigner des approbateurs ?
Par défaut, c'est le Super Utilisateur du compte qui assure la fonction d'Approbateur, mais d'autres personnes peuvent être désignées.
Une fois le mode approbation activé, un nouveau droit "Approbation" apparaît dans la rubrique "Administration" > "Utilisateurs".
Pour désigner un nouvel approbateur, cliquez sur le bouton "Modifier" de l'utilisateur en question. Dans le fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur la case "Approbation" puis sur le bouton "Valider".
Le dépôt de la commande
Si l'un des approbateurs passe commande, cette dernière n'a pas besoin d'être approuvée et sera immédiatement traitée par nos équipes. Si une autre personne dépose la commande, alors il sera sera informée que cette dernière ne passera en phase d'audit qu'après approbation.
Les approbateurs reçoivent alors une notification par mél leur indiquant qu'une demande est en attente. L'un d'eux doit alors se connecter à son compte, aller dans la rubrique "Attente d'approbation" et valider ou non. Si la commande est validée elle passera en phase de traitement, dans le cas contraire elle sera classée sans suite.
Le dépôt de la commande hors compte
Il est également possible pour une personne n'ayant pas accès à votre compte de créer une demande de certificat qui sera rattachée à votre espace client en mode approbation.
Générer le lien de commande
Dans un premier temps il faut générer un lien de commande directement depuis un formulaire de commande.
Sélectionnez le produit souhaité. Sur le formulaire de commande, en haut de page il est désormais possible de créer un "lien de commande externe". Cliquez sur "générer un lien de commande externe". Un lien apparaît qui pourra être fourni à toute personne ayant accès ou non à votre compte.
Une fois la demande passée, elle apparaît dans votre espace client en attente d'approbation.
Notez qu'en utilisant l'un de ces liens, la personne déposant une commande n'a accès à aucune pièce comptable.
Lister tous les liens de commande externe
Depuis la page "Vos commandes" > "Attentes d'approbation", il est possible de voir l'ensemble des liens de commande externe ayant été créés.
Vous pouvez également désactiver et réactiver les liens depuis cette page.